Tata Ruang Kantor (Office Layout)

A.   Pengertian Tata Ruang Kantor

Tata ruang kantor yaitu penyusunan perlengkapan, mesin, serta sebagainya di dalam ruang yang ada. 

Tata ruang kantor berasal dari bahasa inggris, yaitu Office Layout atau sering disebut juga Layout saja.

Menurut George Terry : “Tata ruang kantor yaitu pemilihan tentang beberapa keperluan dalam pemakaian ruangan dengan cara terinci dari ruangan ini untuk mempersiapkan satu susunan yang praktis dari beberapa aspek  fisik yang dikira butuh untuk proses kerja perkantoran dengan cost yang layak”.

Menurut Littlefield serta Peterson :“Tata ruang kantor bisa dirumuskan sebagai pengaturan perlengkapan serta alat perlengkapan pada luas lantai yang tersedia”.

B.   Keuntungan Tata Ruang Kantor

Tata ruang kantor yang baik akan memberi keuntungan-keuntungan, diantaranya:

1.     Menghindar penghamburan tenaga dan waktu beberapa pegawai, karena jalan bolak-balik yang sebenarnya tak perlu.

2.     Menanggung kelancaran sistem pekerjaan yang berkaitan.

3.     Sangat mungkin penggunaan ruangan kerja dengan cara efektif, yakni satu luas lantai spesifik bisa dipakai untuk kepentingan yang sebanyak mungkin.

4.     Menghindar beberapa pegawai dibagian lain terganggu oleh umum yang akan penuhi satu sisi spesifik.

Tata ruangan kantor yang baik selain akan membuat alur kerja menjadi lebih lancar, juga dapat menambah keindahan suatu kantor, hal ini akan menjadikan kantor tidak membosankan untuk di tempati. 

Kesimpulannya, dengan tata ruangan kantor yang baik akan memberi dampak yang baik terhadap tingkat produktifitas karyawan.

C.   Tujuan Tata Ruang Kantor

1.     Mencegah penghamburan tenaga dan waktu pelaksanaan kerja.

Tata ruang kerja yang baik memungkinkan pekerjaan akan semakin cepat dan lancar.

Tata ruang kantor yang baik membuat setiap bagian pekerjaan yang ada di suatu kantor akan saling berhubungan secara cepat. Tentu saja ini akan menghemat tenaga dan waktu.

2.     Menjamin kelancaran proses pekerjaan.

Tata ruang kantor yang sudah terencana dengan baik membuat para pegawainya bekerja sesuai dengan susunan ruangan kantor tersebut, maka jika tata ruang kantor baik, maka pasti akan medukung proses pekerjaan.

3.     Memungkinkan pemakaian ruangan secara efisien.

Jika pengaturan kantor semrawut maka dapat dipastikan ruanganan akan sumpek dan akan mempengaruhi kinerja para pegawainya.

Sebaliknya jika tata ruang kantor dirubah sedemikian rupa, maka penggunaan ruangan akan efisien, rungan kosong pun dapat dimanfaatkan dengan sebaik-baiknya.

4.     Mencegah para pegawai lain menganggu atau terganggu.

Jika meja-meja disusun secara rapi, lemari juga disusun berdasarkan keperluan, begitu juga berbagai barang lain diatur sedemikian rupa, maka akan memperlancar jalannya kinerja pegawa.

5.     Menciptakan kenyamanan bekerja bagi para pegawai.

Dengan segala perubahan tata ruang kantor yang rapi, teratur, nyaman, bersih, maka akan menambah semangat dan kenyamanan bagi para pekerja yang ada didalamnya.

6.     Memberikan kesan yang baik bagi para pegawai.

7.     Memberikan kesan yang baik bagi para tamu.

D.   Azas Tata Ruang Kantor

Menurut Richard Muther, ada empat asas tata ruang pada suatu kantor, keempat azas tersebut adalah:

1.     Asas Jarak Terpendek.

Perubahan tata ruang kantor pada asas ini maksudnya adalah menata letak meja-meja dengan jarak antar meja tidak terlalu lebar sehingga pergerakan antar karyawan dapat lebih cepat.

Jarak antar meja/unit yang jauh akan mengakibatkan perlu beberapa langkah untuk mencapai ke meja lain, bandingkan dengan jarak meja yang tidak terlalu lebar.

2.     Asas Rangkaian Kerja

Asas Penempatan para pegawai dan peralatan menurut urutan pekerjaan menjadikan pekerjaan lebih cepat dan tidak membuat berseliweran pegawai lainya, karena pengaturan mejanya sudah runtut/teratur.

3.     Asas Penggunaan Segenap Ruangan

Maksudnya adalah tidak ada ruangan atau luas ruang yang tidak dimanfaatkan. 

Jika ada ruangan yang kosong maka dapat diletakan tanaman, hiasan, aquarium dan lain sebagainya sehingga membuat ruangan semakin nyaman dan asri.

4.     Asas Perubahan Susunan Tempat Kerja

Asas ini memungkinkan apabila di kantor ada perkembangan baik pada pekerjaan maupun pegawai tata ruang dapat diubah dengan mudah dan cepat.

Keempat azas ini harus saling melengkapi agar tercipta suasana ruang kantor yang rapi dan teratur.

E.   Syarat Tata Ruang Kantor yang Baik

Persyaratan tata ruang kantor yang baik, antara lain:

1.     Ruang yang tersedia dapat dipergunakan secara efisien. 

2.     Tersedianya pelayanan-pelayanan yang menunjang pekerjaan kantor (telepon, tenaga listrik, computer, dll)

3.     Pimpinan dapat dengan mudah melakukan pengawasan

4.     Dapat tercapainya dan terpeliharanya rasa kesatuan dan kesetiaan diantara para pegawai

5.     Terciptanya komunikasi dan arus kerja lebih lancar

6.     Mobilitas pegawai tidak terganggu oleh letak dan susunan perlengkapan kantor (meja, kursi, lemari, mesin)

7.     Perlengkapan kantor yang mengganggu supaya ditempatkan pada ruang terpisah 

8.     Susunan tempat dapat digunakan untuk berbagai pekerjaan dan sewaktu-waktu 

F.    Jenis-Jenis Tata Ruang Kantor

Secara umum tata ruang kantor dapat dibagi menjadi dua, yakni tata ruang kantor terbuka dan tata ruang kantor tertutup.

Tata ruang kantor terbuka biasanya dalam satu kantor bisa diisi oleh banyak orang sekaligus yang terbagi dalam beberapa divisi tanpa batas/sekat yang terlalu jelas.

Sedangkan tata ruang kantor tertutup seringkali antara pegawai satu dengan yang lainnya dipisahkan oleh pembatas, bisa berupa pembatas sketsel, tembok, atau yang launnya

Meskipun secara garis besar tata ruang kantor terdiri dari dua macam, namun Sedarmayanti (2009: 128) berpendapat bahwa kedua jenis tata ruang tersebut masih dapat dibedakan lagi menjadi empat macam tata ruang kantor, antara lain :

1.     Tata Ruangan Kantor Tertutup/Berkamar (Cubicle Type Offices)

Merupakan tata ruang kantor dimana masing-masing orang atau divisi dalam kantor dipisahkan melalui sekat-sekat maupun tembok sehingga ruang kerja terdiri dari kamar-kamar privat untuk melakukan berbagai aktivitas pekerjaannya.

Bentuk dari ruang kantor ini bisa tertutup penuh hingga bagian plafon, ada yang hanya dibatasi oleh sekat separo badan maupun sekat setinggi manusia.

Beberapa kantor dengan tata ruang tertutup ada yang memiliki pintu dan ada juga yang tak berpintu.

Untuk kantor yang tidak berpintu sekat difungsikan untuk membatasi pandangan mata agar dalam melakukan pekerjaan bisa lebih focus.

Kelebihan/keuntungan tata ruangan kantor tertutup/berkamar (cubicle type offices)

1)    Dapat menjamin konsentrasi kerja karena pandangan dibatasi oleh sekat;

2)    Memiliki privasi yang tinggi sehingga pekerjaan yang bersifat rahasia dapat terjamin kerahasiaanya;

3)    Ruang kerja masing-masing divisi dapat dibedakan, dapat menjaga status masing-masing jabatan, dan terpeliharanya kewibawaan pimpinan;

4)    Kebersihan kerja lebih terjamin karena masing-masing orang memiliki tanggung jawab atas ruang yang dia gunakan.

Kekurangan/ kerugian  tata ruangan kantor tertutup/berkamar (cubicle type offices)

1)    Karena adanya sekat pembatas, menyebabkan komunikasi antar pegawai tidak dapat dilakukan secara langsung;

2)    Membutuhkan biaya lebih besar, mulai dari pembelian sekat, biaya pemeliharaan ruangan, pengaturan cahaya, dan biaya pembelian peralatan dan perlengkapan kantor lainnya;

3)    Pemakaian ruangan tidak fleksibel jika suatu saat ada perubahan tempat maupun saat terjadi perombakan organisasi;

4)    Kondisi kantor yang tertutup dapat mempersulit pengawasan;

5)    Membutuhkan ruang yang lebih luas untuk menata semua peralatan dan perlengkapan kantor.

2.     Tata Ruang Kantor Terbuka(Open Plan Offices)

Tata ruang kantor terbuka adalah ruangan kerja yang didalamnya terdapat banyak karyawan maupun divisi kerja yang tidak dipisahkan oleh pembatas apapun sehingga ruang kerja terlihat cukup luas.

Ruang kerja seperti ini biasanya karyawan dapat menempati satu meja khusus dan bisa juga dalam satu meja bisa ditempati oleh beberapa karyawan sekaligus.

Kelebihan/keuntungan tata ruang kantor terbuka (open plan offices)

1)    Pimpinan lebih mudah melakukan pengawasan terhadap kinerja masing-masing karyawan;

2)    Mempermudah pengaturan cahaya karena dalam satu ruang tidak membutuhkan penerangan yang banyak sebagaimana tata ruang kantor tertutup;

3)    Sirkulasi udara bisa lebih baik dan dapat diatur dengan mudah karena tidak terlalu banyak sekat maupun tembok permanen;

4)    Dekorasi kantor bisa dibuat dengan mudah karena tidak terlalu banyak pernak-pernik yang dibutuhkan;

5)    Lebih fleksibel jika suatu saat dibutuhkan perubahan tata ruang;

6)    Komunikasi antar karyawan bisa lebih mudah karena tidak ada pembatas

7)    Dapat dilakukan penyeragaman kerja dan mempermudah dalam pembagian peralatan kerja;

8)    Lebih menghemat biaya, dan lain-lain

Kekurangan/kerugian tata ruang kantor terbuka (open plan offices)

1)    Para karyawan lebih sulit untuk fokus dalam melakukan pekerjaannya;

2)    Suasana kerja berpotensi gaduh dan bising karena masing-masing orang bisa ngobrol dan bersenda gurau;

3)    Batas kedudukan antara pimpinan dan bawahan tidak jelas;

4)    Kerahasiaan pekerjaan tidak terjamin karena masing-masing orang dapat memantau pekerjaan orang lain;

5)    Kondisi kantor bisa terlihat kurang rapi jika banyak tumpukan berkas yang tidak ditata dengan baik.

3.     Tata Ruang Kantor Berhias/Berpanorama (Landscape Offices)

Tata ruang kantor berhias adalah ruang kerja yang dihiasi oleh berbagai elemen hias untuk mempercantik ruangan kantor.

Beberapa elemen hias ini bisa berupa tanaman hidup, tanaman sintetis, maupun bahan dekorasi lain seperti kain, sterofoam, gabus dan lain sebagainya.

Beberapa perusahaan membuat tata ruang kantor berhias ini dalam bentuk seperti lingkunganoutdoor dimana di dalam kantor tersebut terdapat pemandangan alam yang terbuka sehingga dapat menciptakan lingkungan kerja yang lebih nyaman dan segar.

Kelebihan/keuntungan tata ruang kantor berhias/berpanorama(landscape offices)

1)    Suasana kerja dalam kantor lebih nyaman sehingga para pegawai lebih betah dalam kantor;

2)    Suasana yang nyaman dapat meminimalisir ketegangan syaraf dalam bekerja;

3)    Dapat menghindari kebisingan dan kegaduhan saat bekerja;

4)    Produktivitas kerja dapat meningkat karena dalam melakukan pekerjaan bisa dilakukan lebih efektif dan efisien.

Kekurangan/kerugian tata ruang kantor berhias/berpanorama(landscape offices)

1) Membutuhkan biaya yang besar untuk mendesain dan membuat dekorasinya;

2)    Biaya pemeliharaan cukup tinggi;

3)    Membutuhkan tenaga ahli yang dapat menciptakan suasana yang sesuai harapan.

4.     Tata Ruang Kantor Gabungan

Tata ruang kantor gabungan adalah ruang kantor yang terdiri dari gabungan antara beberapa bentuk ruang kantor tertutup, ruang kantor terbuka, dan ruang kantor berhias.

Tata ruang kantor gabungan ini banyak digunakan karena dari ketiga bentuk ruang kantor yang telah disebutkan diatas mempunyai kerugiannya masing-masing.

Dengan menggabungkan berbagi unsur yang terbaik, maka kondisi kantor gabungan bisa menjadi pilihan untuk menciptakan suasana kantor yang lebih kondusif.

G.  Langkah-Langkah Dalam Menyusun Tata Ruang Kantor yang Baik

Beberapa langkah untuk menyusun tata ruang kantor yang baik, antara lain:

1.     Mengetahui hubungan satuan yang melaksanakan tata usaha dengan satuan-satuan kerja lainnya.

2.     Mengetahui sifat pekerjaan (rahasia atau tidak rahasia) dan pelajari segenap pekerjaan, tentukan urut-urutan pekerjaan, serta ketahui jumlah pegawai yang terlibat.

a)    Satuan pekerjaan yang melayani public ditempatkan pada tempat yang mudah didatangi orang luar tanpa mengganggu satuan kerja lainnya.

b)    Satuan-satuan yang satu sama lain saling berhubungan erat, diupayakan untuk dikelompokkan pada satu tempat.

c)     Satuan pusat yang mengerjakan semua kegiatan ketatausahaan, diupayakan ditempatkan ditengah-tengah (yang strategis).

d)    Satuan yang tugas pekerjaannya menimbulkan suara gaduh, diletakkan jauh dari satuan kerja yang membutuhkan ketenangan.

3.     Membuat gambar denah ruangan dengan skalatis,

4.     Susun letak meja kursi pegawai dan perabot lainnya,

5.     Menyusun denah konsep tata ruang, dengan memperhitungkan kemungkinan perubahan karena :

a)    Penambahan atau pengurangan pegawai.

b)    Penambahan atau penggantian perabot/ alat kerja.

c)     Perubahan penyelesaian prosedur kerja.

d)    Perubahan atau pengembangan struktur organisasi.

e)     Penambahan atau pengurangan atau perubahan pekerjaan.